Método kanban: como funciona?

O método kanban, apesar de ser antigo e utilizado em diferentes segmentos, pode trazer muitos benefícios para a sua empresa.

Por meio dele, você poderá organizar todas as tarefas ou ações que devem ser realizadas de forma visualmente amigável.

Se você quer saber mais sobre essa metodologia, como ela surgiu e quais são suas vantagens, continue lendo o post.

Nele, você ainda aprenderá a implementá-lo. Confira!

O que é o método kanban?

O método kanban foi criado por uma empresa mundialmente conhecida, a Toyota, na década de 60 para trazer mais organização para o seu estoque.

Seu principal objetivo era mapear todos os processos de abastecimento e fluxo, permitindo uma diminuição dos desperdícios ou atrasos, que são bem comuns em indústrias e causam grandes perdas financeiras.

Os gestores então pensaram em uma maneira muito simples, fácil e visual de fazer todo esse controle e optaram pelo uso de cartões coloridos para designar as diferentes etapas em que cada processo estava.

Para você entender melhor, podemos usar um exemplo. Vamos supor que a linha de produção deve produzir 100 carros e cada um deles precisa passar por 4 etapas diferentes.

Por questões de limitações da fábrica, a primeira etapa só pode ser feita com 10 veículos. Então, após ela ser finalizada, o colaborador irá colocar no quadro da empresa que a equipe responsável pela segunda parte pode começar a sua operação.

Quando estiver pronto, passa para a terceira etapa e começa a trabalhar na outra que já está pronta. Assim, se otimiza a comunicação e forma-se um ciclo.

Outro exemplo que podemos dar é relacionado com a quantidade de matérias-primas. Cada uma tem uma cor e elas são divididas nas categorias:

• precisa comprar com urgência,
• comprar até data tal,
• suficiente para a produção.

A verdade é que não existe apenas uma maneira de utilizar o método kanban, podendo se adaptar para as diferentes necessidades da empresa.

Vale ressaltar que apesar dessa metodologia ter início em uma indústria, atualmente ela é utilizada em diferentes segmentos para diversas atividades.

Até mesmo algumas ferramentas já se inspiraram no seu modelo para facilitar a organização de tarefas. Um exemplo muito famoso e utilizado é o Trello, que permite a criação de painéis colaborativos para fazer o controle do status atual de cada atividade.

Como ele funciona na prática?

Agora que você já sabe mais sobre a origem do método kanban, podemos começar a falar sobre como ele funciona na prática nos dias de hoje.

Como já falamos, ela pode ser feita de diferentes maneiras, mas sempre utilizará três elementos:

Cartão

O cartão representa uma ação, uma tarefa ou um item que será movido de acordo com o andamento do processo.

Ele é colorido para facilitar a identificação dos processos, já que as cores podem representar:

• quem é o responsável pelo cartão,
• qual é o nível de prioridade,
• setor encarregado pela próxima ação,
• o cliente requerente.

Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode utilizá-los da maneira que desejar.

Colunas

As colunas representam o status dos cartões, ou seja, são os locais para os quais eles são movidos após haver uma mudança.

No exemplo citado da linha de produção, por exemplo, as colunas seriam “equipe 1”, “equipe 2” e assim por diante.

Já no segundo exemplo seria “precisa comprar com urgência”, “comprar até data tal” e “suficiente para a produção”.

De modo geral, normalmente as empresas utilizam três colunas:

• a ser feito,
• em execução,
• feito.

Mas pode-se personalizar para as suas necessidades, como:

• fazendo a pauta,
• em execução,
• revisar,
• publicar,
• coletar resultados.

Como já falado, o método kanban deve ser adaptado para as suas necessidades, e não o contrário.

Quadro

O último elemento do método kanban representa o local que organiza as colunas e os cartões.

Ele pode ser em um vidro no escritório, em um quadro branco ou, no caso de times remotos, online.

Pense nisso e boa semana!

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